Regole per viaggiare nel 2025: guida completa e aggiornata

Hai in programma dei viaggi nel 2025?

Stanno cambiando alcune regole ed entrano in gioco nuove normative sia per entrare in Europa che per andare fuori dall’UE, e, se non sei preparato, rischi ritardi, respingimenti o viaggi cancellati. Ecco cosa (davvero) devi sapere per non farti bloccare alla frontiera e per non rischiare di lasciare il tuo gruppo a terra.

In questa guida ti spieghiamo in modo semplice e pratico tutto quello che ti serve per programmare le partenze senza stress. ETIAS, EES, visti, assicurazioni, checklist: tutto quello che devi sapere è qui.

Facciamo chiarezza insieme!

Hai sentito parlare di ETIAS ma non sai bene cosa sia? Cerchiamo di capire di fare luce su questa normativa, con un focus particolare su chi organizza trasferte e viaggi di gruppo.

L’ETIAS (European Travel Information and Authorization System) è una nuova autorizzazione elettronica che sarà resa obbligatoria per l’ingresso nei Paesi dell’area Schengen — anche solo per uno scalo — e che, stando agli ultimi aggiornamenti, non dovrebbe entrare in vigore prima del 2026. Non è un visto, ma un pre-controllo digitale che consente alle autorità europee di identificare in anticipo potenziali rischi legati a sicurezza, salute pubblica o immigrazione irregolare.

Per aggiornamenti ufficiali sulla data di entrata in vigore e le modalità di richiesta, consulta il sito ufficiale dell’UE su ETIAS.

L’ETIAS è richiesto per tutti i passeggeri che provengono da oltre 60 Paesi (attualmente esenti da visto), tra cui USA, Regno Unito, Canada, Australia, Giappone, Corea del Sud, Brasile, Argentina e Singapore.

Senza ETIAS, il viaggiatore non potrà salire a bordo del volo o superare i controlli in frontiera.

Per chi organizza incentive, viaggi aziendali o sportivi, è fondamentale sapere che anche in caso di scalo nell’area Schengen l’ETIAS sarà necessario. Ecco perché è bene verificare con anticipo se tra i passeggeri ci sono cittadini soggetti a questa nuova procedura.

La richiesta è rapida e si effettua online. Può essere fatta sia dal passeggero che dalle agenzie di viaggio o team HR, ma la responsabilità resta del viaggiatore.

• Costo: 7 € (gratuito per minori di 18 anni e over 70)
• Validità: 3 anni o fino alla scadenza del passaporto
• Tempi di risposta: da pochi minuti fino a 30 giorni (in caso di controlli manuali)
• Obbligatorietà: anche in caso di scalo
• Paesi coinvolti: USA, UK, Canada, Australia, Corea del Sud, Giappone, Emirati Arabi, Singapore, Brasile, Argentina e altri

Come anticipato, la domanda ETIAS può essere presentata sia dal viaggiatore che da un terzo soggetto, come:

• Agenzie di viaggio;
• Operatori MICE;
• Travel planner aziendali.

È però indispensabile:

• Ottenere il consenso esplicito del viaggiatore;
• Utilizzare dati e passaporto corrispondenti a quelli del volo;
• Ricordare che in caso di rinnovo del passaporto, l’ETIAS non è più valido.

Resta un punto fermo la responsabilità legale del viaggiatore sull’esattezza dei dati, anche se la richiesta è eseguita da terzi.

Oltre all’ETIAS, da ottobre 2025 entra in vigore anche l’EES (Entry/Exit System).

Il nuovo sistema EES sostituisce il timbro sul passaporto con controlli digitali, più rapidi e precisi.

Per ogni ingresso o uscita da uno Stato Schengen, l’EES registrerà:

• Dati biometrici (foto e impronte digitali);
• Date di ingresso e uscita;
• Eventuali rifiuti d’ingresso.

L’obiettivo del nuovo sistema EES è:

• Tracciare i movimenti;
• Prevenire soggiorni irregolari;
• Migliorare la sicurezza alle frontiere.

Per i dettagli tecnici e le finalità ufficiali del sistema EES, consulta la pagina dell’UE sul sistema Entry/Exit.

ETIAS e EES non sono gli unici cambiamenti all’orizzonte. Nel 2025 aumentano le richieste documentali da parte di molti Paesi extra UE. Sempre più governi, infatti, richiedono registrazioni digitali, assicurazioni obbligatorie e pre-controlli online. È, quindi, bene, fare sempre un controllo dei documenti richiesti per ogni destinazione.

Ecco cosa verificare prima della partenza:

• Tempi richiesti per il rilascio dei visti (fino a 30 giorni);
• Validità del passaporto: deve avere almeno 6 mesi di validità residua;
• Se è richiesta l’assicurazione sanitaria obbligatoria (lo è per molte destinazioni);
• Se è necessaria la registrazione preventiva nei portali ufficiali (es. USA, Kenya, India);
• La necessità di e-Visa o moduli digitali sostitutivi dei visti cartacei;
• Se sono necessarie verifiche specifiche per minori e doppia cittadinanza.

Per un controllo aggiornato delle normative Paese per Paese, visita la guida UE per i viaggiatori internazionali.

Se pianifichi viaggi incentive o aziendali, potrebbe interessarti anche Come organizzare un volo charter per eventi aziendali

Se gestisci trasferte con clienti, dipendenti o partner aziendali, sai quanto un errore nei documenti può compromettere un evento. Ma come minimizzare i rischi?

Ecco alcune tra le best practice operative che ti aiuteranno a ridurre i rischi:

• Crea una procedura interna per il controllo passaporti e autorizzazioni;
• Usa un foglio condiviso o CRM per raccogliere in anticipo i dati dei partecipanti;
• Raccogli il consenso scritto se effettui la richiesta ETIAS per conto terzi;
• Imposta scadenze interne per l’upload di documenti e visti;
• Nomina un referente documentale interno o partner esterno come Flyness.

Una gestione proattiva può evitare situazioni critiche all’imbarco e garantire la buona riuscita dell’evento.

Chi organizza viaggi di gruppo sa quanto la logistica documentale sia delicata. La mancata applicazione delle procedure o errori nella documentazione relativa ai passeggeri può causare notevoli problemi.

Quali sono i disguidi più comuni?

Ecco gli errori più frequenti:

• Dati errati o passaporti scaduti;
• Autorizzazioni non richieste in tempo;
• Requisiti speciali non verificati (minori, over 70);
• Documenti caricati male nei portali;
• Errori di comunicazione (ad esempio, terminal aeroporto).

Affidarsi a Flyness significa ricevere:

• Supporto nella pianificazione;
• Verifica dei documenti;
• Assistenza logistica aeroportuale.

Ogni fase è supervisionata per evitare sorprese e tu, che organizzi un viaggio di gruppo, puoi contare su un partner che ti affianca in ogni fase.

Stai organizzando una trasferta, un viaggio incentive o un evento aziendale?

Utilizza questa semplice checklist: ti sarà utile per non commettere sviste ed evitare errori:

1. Verifica che ogni passaporto abbia almeno 6 mesi di validità;
2. Controlla se serve ETIAS (per eventi previsti dal 2026) o un visto;
3. Raccogli i dati dei passeggeri con anticipo e in modo centralizzato;
4. Prepara una copia cartacea di ogni documento richiesto all’imbarco;
5. Affidati a un partner esperto come Flyness per il supporto documentale.

Hai bisogno di supporto per l’organizzazione di una trasferta sportiva, un viaggio incentive o un volo di pellegrinaggio?

Contattaci oggi stesso e scopri come possiamo semplificare l’organizzazione dei tuoi voli charter per gruppi.